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快消企业合同管理数字化,跟着这家民营500强走对路

来源:互联网 发布时间:2023-12-07 11:26
浏览:299

随着数字经济浪潮的涌现,快消品企业迎来了数字化工具的时代,将其运用于生产线、供应链、资金链和信息流等业务环节,以不断提升产品技术含量、巩固竞争优势、培养品牌忠诚度,并在内部管理和业务运营中取得更高效的成果。

在数字化转型的浪潮中,合同作为企业经营管理的核心环节愈加凸显其重要性。作为贯穿业务全过程的纽带,合同不仅仅承载着真实的业务数据,更是快消品企业运营中不可或缺的一环。

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关键第一步,基于现状找对问题

在面对销售、生产等业务活动时,快消品企业常常面临大量合同管理任务,而由于行业特点,合同业务场景复杂多样,这使得优化合同管理模式成为提升运营效率、应对挑战的关键措施。那么快消企业如何准确分析自身现状?如何抓住合同管理痛点?如何对症下药?如何达成为业务提效赋能?

这家国内知名快消品企业,产品持续畅销20余年,销售遍布全国并远销50多个国家和地区;旗下拥有20余家子公司,拥有先进生产线近100条,生产的面食、饮品等产品备受消费者喜爱。

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在其长期持续畅销的背后,企业庞大的销售网络、广泛的产品线和复杂的业务模式给合同管理带来诸多挑战。基于蓝凌软件对行业独特业务需求的深刻理解、数字化合同管理成熟解决方案以及经验丰富的服务团队,该企业选择携手蓝凌软件升级合同管理系统。通过与企业的深入沟通,蓝凌合同管理专家团队针对性分析其由于合同管理难、风险控制不足等问题:

1.大量合同管理:涉及到供应商、分销商、零售商等多个环节,合同数量多、种类杂使得合同管理复杂而耗时。

2.差异化的合同要求: 采购合同、分销合同、物流合同等,每种合同都有其独特的条款和条件,要求企业在管理过程中具备对各种类型合同的灵活处理能力。

3.繁琐的合同条款: 企业合同中可能涉及到许多特殊的条款,如促销政策、供应链条款、质量标准等。这些复杂的合同条款需要被准确理解、执行和监控,以确保企业能够充分遵守合同要求。

4.供应链风险管理: 快消品企业的生产通常依赖于复杂的供应链,包括原材料采购、生产、仓储和物流等多个环节。合同管理需要考虑供应链中的各个节点,以降低供应链风险,确保生产的持续和高效。

 

深入调研、配套设计、能力搭建

基于对企业合同管理现状和痛点的准确分析,蓝凌软件与该企业达成数字化合同管理共识,蓝凌合同管理咨询专家对企业需求展开深入调研,包括组织机构、合同类别、审批流程、合同相关平台、合同范本5大模块。调研中,圈定合同管理项目的组织实施范围及主要参与岗位,对合同审批流程进行全面梳理;明确企业合同总体分为8大类,即采购类、销售类、建设工程类、物流仓储类、租赁类、废物处理类、劳务类、服务类。基于深入调研分析,蓝凌设计了合同管理系统顶层架构、业务架构及项目计划等,最终成功实施、培训、运行。

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该企业合同管理系统覆盖合同准备、合同拟定、合同审查、合同签署、合同履约、合同归档等全业务阶段,主要建设成果有:

合同管理门户:集中合同待办、待阅、已办信息,汇集合同管理导航及合同统计图表,以及履约、归档、查询便捷入口。

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合同起草:支持格式合同、非格式合同在线编辑,丰富合同范本库、条款库在线引用,自动读取识别填写供应商信息、标的物信息、合同基础数据等。

合同统计分析:包含合同模版统计、签约主体统计、合同状态分布、收款及付款统计、合同完成率等多维度。

合同履约:实时跟踪合同结算管理、履约阶段验收、发票信息、收付款信息,智能化履约预警提醒。

合同卡片:将合同概览、合同发起单、合同签约方及标的物、正文附件、合同执行进度及合同履约信息等汇于一页,便捷调阅各类合同信息。

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电子签章:提供高效、安全的数字签署解决方案,加速合同流程、降低成本,确保法律合规性。

合同比对:支持Word、PDF线上电子版间的差异比对,支持表格中的内容比对,100%差异召回,增删改高亮提示。

 

四大价值全面赋能业务发展

该企业合同管理系统的顺利上线运行,实现了合同管理标准化、流程化和数字化管理模式,加强对下属单位的合同全流程管控,实现管控透明化。

1.加强内部管控

建立标准化的内控合规性要求,明确各级责任,减少执行偏差,不断提升合同管理流程的标准化和科学化,降低公司的运营风险。

2.提高运营效率

全程电子化流程管理,全周期线上化管控,并进行全程电子化留痕记录, 既提升效率又保障合规性。

3.支持业务扩张

可迅速为新收、新建企业提供合同支撑,实现对新企业合同的支持和管控,从而支撑集团业务的快速扩张。

4.数据系统互联

通过集中化的合同平台的系统实施,实现数据全程共享,挖掘高价值信息支撑高效分析,未来发挥数据中心价值。

 

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